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Digitale Belegerfassung


Sie senden uns keine Papierbelege mehr - Über PC, Tablett oder Handy stellen sie uns die digitalen Belege bereit.

Dokumente rechtsicher und einfach versenden

Unsere Lösung:

Die Beleg-App von AGENDA


Von Unterwegs mit ihrem Smartphone, wir möchten ihnen die Arbeit erleichtern


Die App schnell erklärt

Beleg-App in drei Schritten


1. Sie fotografieren Belege einfach mit der App über Ihr Smartphone / Tablett oder einem anderen kompatiblen Gerät.

2. Über die App versenden Sie die Belege an uns.

 

3. Wir werden informiert, sobald Sie etwas verschickt haben.


So geht optimales Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen

Die Cloud-Anwendung »Digitales Belegbuchen« hilft Ihnen, die Finanzbuchführung noch effizienter zu gestalten. So sparen Sie viel Zeit ein. 


Wir haben einige nützliche Tipps und Hinweise für Sie zusammengetragen, die das Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen noch besser machen.


Für einen optimalen Arbeitsablauf beim Digitalen Belegbuchen hat es sich bewährt, am PC oder Server einen Ordner in welchen die Scans direkt geführt werden anzulegen.

Dieser Ordner kann für die Ablage der Dateien nachdem sie im Portal bereitgestellt wurden, jeweils mit Unterordnern für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Bankbelege und sonstige Belege weiter untergliedert werden.
Das sorgt für Übersichtlichkeit.

Die Belege sollten unverzüglich im Portal bereitgestellt werden, spätestens am Ende des Tages.

Nur so lassen sich Nachfragen vermeiden.
Nur so ist der Aufwand auf wenige Minuten am Tag zu begrenzen.


Video - Digitale Belegerfassung - Erst Schritte 

Beim Klick auf diesen Link werden Sie auf eine Externe Website weitergeleitet!


Vorteile der Digitalen Belegerfassung:

Keine doppelte Belegerfassung

Das Unternehmens-Portal denkt mit: Keine doppelten Belege mehr

Beim Erstellen der Buchhaltung merken Sie: Einen der Belege hatten Sie schon verbucht.
Damit Sie in diese Situation gar nicht erst kommen, prüft das Digitale Belegbuchen bereits vor dem Hochladen, ob eine Datei bereits vorhanden ist. Beim Versuch, einen Beleg erneut hochzuladen, erscheint eine entsprechende Warnmeldung.

Weniger Aufwand dank Texterkennung

Die integrierte Texterkennung kann Ihnen viel Tipparbeit ersparen. 

Für die Buchhaltung relevante Daten werden erkannt und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Mit den nachfolgenden Tipps und Tricks ist es Ihnen möglich ein optimales Ergebnis zu erzielen eine 90%ige Trefferquote der erkannten Werte zu erhalten.


  1. Digitale Belege immer direkt importieren

    Elektronische Belege sollten nie gedruckt und anschließend gescannt werden.
    Stattdessen sollten sie immer direkt ins Unternehmens-Portal importiert werden.
      
  2. Einstellungen für optimale Scanergebnisse

    Als Dateiformat für gescannte Belege empfehlen wir PDF oder TIF.

    Bei Papierbelegen in schlechter Qualität sollte eine Auflösung von 400 dpi verwendet werden.
    Für andere Belege reicht eine Auflösung von 300 dpi und mind. 5 Megapixel aus.

    Sie können Belege auch fotografieren. Hier empfehlen wir Fotos mit 8 Megapixel.

      
  3. Achten Sie auf die Dateigröße

    Die gescannten Belege sollten maximal 3 MB groß sein.
    Ansonsten erhöht sich die Ladezeit im Unternehmens-Portal und in unsere Finanzbuchführung.
      
  4. Optimale Scanposition beachten

    Belege sollten nicht schief eingescannt werden.
    Das gilt insbesondere für das Fotografieren von Kassenbelegen.
    Die Kassenbelege sollten vor dem Fotografieren geglättet und ausreichend beleuchtet werden, um Schatten zu vermeiden.
      
  5. Keine Leer- oder Textseiten scannen

    Mehrseitige Belege dürfen keine Leerseiten oder reine Textseiten zwischen den Beträgen enthalten.
    Der Endbetrag muss sich bei mehrseitigen Belegen auf der letzten Seite befinden. Bereits eingescannte Leer- oder Textseiten können im Register »Belege ordnen« entfernt werden.
      
  6. Nur ein Beleg pro Datei

    In einer Datei darf nur ein Beleg bzw. eine Rechnung abgebildet werden (einseitig/mehrseitig).
    Ein mehrseitiger Beleg sollte nicht mehr als 25 Seiten haben.

    Mehrere Seiten sind möglich, benötigen allerdings mehr Upload- bzw. Download-Zeit.

    Falls Sie doch eine Datei mit mehr Belegen haben, können Sie diese auch noch direkt im Unternehmens-Portal in die einzelnen Belege aufsplitten.
      
  7. Diese Angaben sind besonders wichtig

     Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. die Steuernummer muss auf den Belegen vorhanden und klar lesbar sein.